Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Allgemeines

Was ist Online Stipendien?

Auf der Plattform ZHservices können Sie Online-Stipendiengesuche auf einem gesicherten elektronischen Kanal einreichen. Das Angebot gibt es nicht nur für Privatpersonen sondern auch für Institutionen, welche für ihre Klientinnen oder Klienten ein Gesuch einreichen und verwalten wollen.

Welche Vorteile bietet mir Online-Stipendien?

  • Sie werden schrittweise und mit Hilfe von Erläuterungen durch die Erfassung Ihrer Gesuchsdaten geführt.
  • Sie können die Gesuchseingabe jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Bereits gemachte Angaben können gespeichert werden.
  • Beim Ausfüllen von Wiederholungsgesuchen sind Ihre Stammdaten hinterlegt und können direkt benutzt werden – sofern Sie das Erstgesuch ebenfalls elektronisch eingereicht haben.
  • Am Ende der Gesuchserfassung erhalten Sie eine übersichtliche Liste mit allen Beilagen angezeigt, welche Sie zusammen mit dem ausgedruckten und unter-schriebenen Gesuch einreichen müssen.
  • Sie benötigen lediglich einen Zugang zum Internet und müssen kein Programm in-stallieren.

Zusätzliche Vorteile für Institutionen:

  • Sie können mehrere Mitarbeitende Ihrer Institution für die Nutzung von Online Sti-pendien berechtigen.
  • Sie können mehrere Standorte für Ihre Institution erfassen.
  • Sie haben einen Überblick über sämtliche eingereichten Gesuche um Ausbil-dungsbeiträge Ihrer Institution
  • Sie können Geschäftsfälle an die berechtigten Mitarbeitenden delegieren.

Sind meine Daten sicher?

Der Betreiber der ZHservices Angebote des Kantons Zürich unternimmt angemessene Schritte, um sicherzustellen, dass alle Gesuchsdaten, aber insbesondere personenbezogene Daten, entsprechend ihrer vorgesehenen Verwendung eingesetzt werden. Der Betreiber gibt keine Daten (Profildaten, Nutzdaten, Prozessdaten oder Log-Daten) unbefugt an Dritte weiter. Alle Daten werden verschlüsselt in den Rechenzentren gespeichert. Eine Zugriffsregelung verunmöglicht die unbefugte Einsichtnahme. Sämtliche Daten werden im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung bearbeitet und nicht unbefugt weitergegeben. Weitere Informationen finden Sie unter «besondere Nutzungsregelungen».

ZHservices Registrierung / Anmeldung / Profil

Informationen zur Registrierung auf ZHservices für Privatpersonen.

Bitte entnehmen Sie alle Informationen zur Registrierung auf ZHservices den entsprechenden Hilfeseiten oder den Anleitungen auf unserer Webseite.

Informationen zur Registrierung auf ZHservices Business für Institutionen.

Wenn Ihre Institution noch nicht für ZHservices Business registriert ist, füllen Sie bitte das Online-Formular aus. Sie erhalten anschliessend per Post die notwendigen Informationen zum Abschluss der Registrierung.

Weitere Fragen rund um die Benutzung von ZHservices Business finden Sie auf den entsprechenden Hilfeseiten.

Browser Einstellungen

Welche Browser Versionen werden unterstützt?

Sie benötigen einen Internet Browser, der die 128-Bit-SSL-Verschlüsselung unterstützt. Die Funktionalität von ZHservices/Online Stipendien ist für folgende Browserversionen geprüft worden:

  • Edge
  • Internet Explorer 10 und 11
  • Safari
  • Mozilla Firefox
  • Google Chrome

Wir empfehlen, einen der unterstützen Browser zu verwenden, um den Funktionsumfang von ZHservices vollständig und korrekt nutzen zu können.

Welche Browser Einstellungen sind erforderlich?

Sie müssen JavaScript aktivieren sowie Cookies zulassen, um ZHservices/Online Stipendien nutzen zu können. Es werden lediglich temporäre Cookies erzeugt. Informieren Sie sich über die Hilfefunktion Ihres Browsers, wie Sie die erforderlichen Einstellungen vornehmen können.

Erfassung von Gesuchsdaten

Muss ich das gesamte Gesuch auf einmal erfassen?

Nein, nach jeder Maske können bzw. müssen Sie Ihre Daten zwischenspeichern. So können Sie die Eingabe jederzeit unterbrechen und später an derselben Stelle weiterfahren.
Wichtig: Benutzen Sie den «Speichern» Knopf, bevor Sie die Anwendung verlassen. Um mit der begonnenen Erfassung eines Gesuchs weiterzufahren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich bei ZHservices an.
  • Klicken Sie auf «Vorgänge».
  • Klicken Sie auf das Gesuch mit dem Status «In Bearbeitung», um mit der Erfassung fortzufahren

Sie können das Gesuch erneut zwischenspeichern oder, sobald alle nötigen Daten erfasst sind, endgültig einreichen.

Wieso kann ich bei der Dateneingabe nicht zwischen den Seiten wechseln?

In der Anwendung Online Stipendien ist eine Formularlogik hinterlegt. Aufgrund der erfassten Daten wird gesteuert, welche Angaben Sie im Weiteren noch eingegeben müssen. Diese Logik greift dann, wenn eine Seite erfasst ist und von Ihnen gespeichert wird oder wenn Sie zur nächsten Seite wechseln wollen.
Könnten Sie wahllos zwischen den Seiten wechseln, würden alle Daten der nachfolgenden Seiten wieder leer angezeigt werden. Deshalb müssen Sie das Gesuch in der vorgegebenen Reihenfolge erfassen.

Kann ich nach der Eingabe meine Daten noch ändern?

Sobald Sie die Erfassung des Gesuchs auf Stipendien Online beendet und das Gesuch ausgedruckt haben, können sie keine Änderungen mehr vornehmen.

Wichtig: Durch das Klicken auf «Erfassung beenden» auf der letzten Maske wird das Gesuch nicht formell eingereicht. Für die formelle Einreichung ist eine physische Einreichung des Gesuchs inkl. Unterlagen notwendig (siehe auch unter «Wann gilt mein Gesuch als eingereicht?»).

Wieso muss ich die Daten bei einem Wiederholungsgesuch nochmals eingeben?

In die Anwendung Online Stipendien wurden keine Daten aus anderen Systemen migriert. Beim Erfassen Ihres ersten elektronischen Gesuchs müssen Sie deshalb alle Daten eingeben – unabhängig davon, ob es sich dabei um ein Erst- oder ein Wiederholungsgesuch handelt. Wenn Sie die Daten einmalig in Online Stipendien erfasst haben, können Sie diese in den Folgejahren für weitere Gesuche übernehmen.

Kann ich Dokumente hochladen?

Momentan steht diese Möglichkeit noch nicht zur Verfügung. Das Hochladen von erforderlichen Beilagen (Dokumenten) wird in einer späteren Version möglich sein.

Wann gilt mein Gesuch als eingereicht?

Nach Abschluss der Erfassung des Gesuches muss die Erfassung beendet, das Gesuch ausgedruckt und unterschrieben und zusammen mit den erforderlichen Beilagen bei der Abteilung Stipendien eingereicht werden. Das Gesuch gilt an dem Tag als eingereicht, an welchem es bei der Abteilung Stipendien eingeht.

Was ist ein Geschäftsfall, was ist ein Vorgang bzw. was ist eine Geschäftsfallnummer?

Wenn Sie ein Gesuch um Ausbildungsbeiträge auf ZHservices erfassen, wird ein Geschäftsfall bzw. ein Vorgang eröffnet. Jeder Geschäftsfall erhält eine Identifikation. Diese wird Geschäftsfallnummer genannt. Nach dem Einreichen Ihres Gesuches wird Ihnen diese Nummer angezeigt. Bitte bewahren Sie diese Geschäftsfallnummer sorgfältig auf. 

Drucken

Ich kann das Gesuch nicht ausdrucken?

Nach Abschluss der Gesuchserfassung werden die Gesuchsdaten als PDF Dokument aufbereitet und zur Verfügung gestellt. So haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, dieses auf Ihrem PC zu speichern und auszudrucken.
Das PDF-Dokument kann nur geöffnet werden, wenn Sie Adobe Reader installiert haben. Sie können die aktuellste Version hier kostenlos herunterladen: http://get.adobe.com/de/reader

Wenn Ihr Computer PDF-Dateien standardmässig mit einem anderen Programm öffnet, wählen Sie mit der rechten Maustaste «Öffnen mit Adobe Reader».

Bearbeitung Ihres Gesuches

Wie weiss ich, dass die Abteilung Stipendien mein Gesuch erhalten hat?

Die Abteilung Stipendien informiert Sie mit einem Schreiben, dass und an welchen Tag (Datum), das Gesuch eingegangen ist (Empfangsbestätigung).

Wie wird der Entscheid kommuniziert?

Der schriftliche Entscheid wird Ihnen mit der Post zugestellt.
Bitte beachten Sie, dass die momentane Bearbeitungsdauer ca. fünf Monate beträgt.
Auf der Internetseite www.stipendien.zh.ch informieren wir Sie über den aktuellen Stand der Gesuchsbearbeitung. Anhand des Eingangsdatums in der Empfangsbestätigung können Sie so die ungefähre Dauer für die Bearbeitung Ihres Gesuches abschätzen.

Mein Gesuch ist unvollständig, was muss ich tun?

Nur vollständige Gesuche können beurteilt werden.
Falls Sie ein unvollständiges Gesuch eingereicht haben, erhalten Sie von der Abteilung Stipendien ein Schreiben mit einer Auflistung der fehlenden Informationen und Unterlagen. Ausserdem wird Ihnen für die Einreichung dieser Informationen und/oder Unterlagen bzw. für eine allfällige Begründung, weshalb diese Unterlagen und Informationen fehlen, eine Frist von zwei Monaten angesetzt. Bei unbenutztem Ablauf der Frist, retournieren wir Ihnen das Dossier. Im Rahmen der ordentlichen Einreichefrist können Sie dieses erneut (vollständig) einreichen.

Wieso kann die Abteilung Stipendien nicht direkt auf Daten von anderen kantonalen Ämtern zugreifen?

Wir haben aus Gründen des Datenschutzes keinen Zugriff auf Daten von anderen kantonalen Ämtern und können deshalb weder auf Ihre Steuerdaten noch auf andere für uns notwendige Daten zugreifen. Wir prüfen derzeit, ob wir einzelne Daten mit Ihrem Einverständnis zukünftig direkt von anderen kantonalen Ämtern beziehen können.